ホームページの更新や保守・管理の業者変更の理由トップ3と業者変更前に確認すべきこと

この記事に辿り着いたということは、もしかしたら既存のWeb制作会社などホームページの更新や保守・管理をお願いしている業者に何らかの不満を持っていて、業者の変更をしたいと思い始めた、もしくは実際に業者の変更を検討しているのではないでしょうか？

業者に不満を感じる理由は企業によってそれぞれですが、それでも不満の理由には傾向があります。実際にお問い合わせいただき、当社に乗り換えられた際の実際の理由、またWeb業界でよく聞く理由なども交え、当社独自の視点ですが業者変更したい理由トップ5を解説していきます。

この記事は、企業規模〜50名程度のWebマーケターやWeb担当者、企業規模〜20名程度の経営者に向けて、ホームページの業者変更の理由トップ5、また業者変更する前に確認すべき点など、業者変更に関することをWeb制作現場の視点で解説します。

そもそもホームページ制作の業者変更は可能なのか？

もしかすると、「別のWeb制作会社が作ったホームページの更新業務や保守・管理を別の業者に依頼することなんてできるのか？」と思われている方もいるかもしれませんので、まずその点についてお伝えします。

答えは「基本的には可能」です。

“基本的には”と書いたのは、この後に詳しく説明しますが、契約状況やホームページの作り方によって、そのまま業者変更することが難しいケースがあるからです。ただ、今まで当社では変更ができなかったケースはなかったので、かなり稀なケースではないかと考えています。「絶対大丈夫」とは確約できませんが、基本的にはできると考えていただいて問題ないでしょう。

ただ、業者を変更するということは何らかの不満や課題を抱えていると思います。場合によっては既存の業者とすでにトラブルになっていることもあるでしょう。少なくても問題なく運用できている状態ではないので、変更は慎重に行う必要があることをまずは頭に入れておきましょう。

ホームページ制作の業者を変えたくなる理由トップ3とは？

1. 連絡してもレスポンスがない、レスポンスがあっても非常に遅い

レスポンスへの不満。もう、これがダントツの1位です。電話しても基本的に繋がることがない、繋がるとしても稀。また、メールをしても返信が来るのに2〜3日かかる、ひどい場合は1週間以上経ってやっと返信がくるといったことです。

実際にレスポンスに関する不満について、当社にお問い合わせいただいたのがこの2年間だけで約10社あります。その中で、更新や保守・管理などの運用を当社へ変更された会社さんも複数あります。

これはWeb業界に限ったことではないかもしれませんが、「まぁ、このくらいお客さんは待ってくれるでしょ（大丈夫でしょ）」といったWeb制作会社側の意識の低さが伺えます。

お客さまがいかに連絡に対して不満を感じやすいか理解していない、もしくは理解していても自社のことを優先している証拠だと言えます。どちらにせよ、相手の立場に立って仕事をしているとは言えません。

このようなことから、ホームページの新規作成やフルリニューアル、公開後の更新業務や保守・管理業務を依頼する際には、発注前にレスポンスについて注意深くみておくことが非常に重要です。

とはいえ「発注前はレスポンスがよかったのに発注後は急に悪くなった」という話は何度か耳にしたことがあります。このようなことから、発注前のレスポンスだけで全てを判断できる訳ではないのが難しいところです。しかし、できる限り注意深くレスポンスについて確認しましょう。例えばメールでは以下のような点です。

信頼できる業者はお客さまから質問のメールを受けとった際、すぐ回答できないものであったとしても、メールを受領したことだけは伝え、回答は追って連絡するという旨のメールを早急に送るものです。

これはお客さま側に「届いてるかな？」「見てくれているかな？」と余計な不安を抱かせないようにする相手への配慮からくる行動です。つまりお客さんのことを考えて仕事していると考えることができるので、その後も心地良いコミュニケーションを取り続けることができるでしょう。

また、あえて電話で問い合わせしてみたり、問い合わせ後のやり取りを電話にしてみることもおすすめです。なぜなら、電話は直接担当者の対応が確認できますし、複数のスタッフさんと接点が持てることができれば、その会社のカルチャーも直接感じ取ることもできるからです。

2. ⼩さな約束を守らない

小さな約束とは、例えば○○⽇までに参考資料を送ると約束したにも関わらず、断りもなく平気で期⽇を過ぎて送ってくる、といったことです。

これも1つ目と同じようなことですが「このくらいは大丈夫でしょ」といったWeb制作会社全体の意識の低さを疑った方が良いでしょう。小さな約束を1回守らなかったことで何か大きなトラブルになることはそうそうないかもしれませんが、こうした小さな約束を平気で破るということは、その他の業務も同じように杜撰な可能性がありますし、それはお客さま対応についても同じことが言えるでしょう。

こうしたことは信用を無くし、不信感や不満に繋がることは容易に想像できます。しかし、それすらも理解できていない、もしくは理解できていても自社のことを優先してしまうという社風があることを暗に示しています。どちらにしてもパートナーとして付き合っていく取引先としては憂慮すべき点でしょう。

特に発注前はやり取りの回数がさほど多くはないはずですので、その中で1回でも約束をまもらない場合は、契約後は何度も繰り返される可能性が高いと思った方がよいでしょう。

3. 制作側の都合ばかりで話を進める

具体例としては、次のようなことが挙げられます。更新や修正など何らかの依頼をし作業を進めていくうちに、当初予定していなかった要望や修正が発生したとします。その際、頑なに「別途費用がかかります」「それは今回の作業の対象外です」といったように、お客さんの状況を理解しようせず、画一的な判断ばかりで歩み寄る姿勢が全くないといった事例です。

もちろんWeb制作会社としては、当初予定になかった作業であれば別途費用を請求することは基本的に何ら問題はありません。しかし、それでも内容によっては予定していた費用内で十分対応できるケースもあります。何かにつけて制作側の都合ばかり主張し続け、相談が非常にしづらいと感じるレベルであれば、プロジェクト全体を通して、また公開後にお付き合いを続けることを考えると注意が必要です。

Web制作会社側にも都合はありますが、お客さまの方にも予算であったり、納期であったり、社内の調整であったり、もろもろ都合があるのは当然のことです。それらを考慮しないで、制作側の都合を押し付けてくるWeb制作会社にはストレスを抱え続けることになるでしょう。

本来、上記のような具体例のケースではお互い話し合いの場を持ち折り合いをつけていくものですが、そういった姿勢が見られないようであれば、そもそもの仕事やお客さまに対する姿勢に難があると言えるかもしれません。

このような姿勢は、自分たちは決まった枠からでないと宣言しているようなもので、この先も柔軟性を欠いた対応ばかりで、発注側としては非常にやりにくくなる可能性が極めて高いと言えるのではないでしょうか。

ホームページの業者を変更する前に確認すべきこと

もし、ホームページの更新や保守・管理を既存の外部業者から新しい業者に変更する際は、これからお伝えする4つのことを確認してください。

サーバーの契約状況

ホームページを公開するには、作成したホームページのデータを置く場所が必要となります。その保管場所がサーバーです。サーバーはウェブサイトをインターネット上に公開するためのデータの保管場所です。

自社でレンタルサーバー会社と直接契約している、もしくは自社専用のサーバーを構築して運用しているなど、自社の管理下にあるかどうかまずは確認が必要です。

Web周りの専門部署がないような中小零細企業の中には、サーバーはWeb制作会社など外部の業者が用意したレンタルサーバーなどを使用していることも多々あります。この場合、名義があなたの会社ではなく外部業者になっているはずです。そしてサーバー費用の支払いもレンタルサーバー会社でなく、外部の委託業者に支払っていることでしょう。

このような場合は、業者を変更する時点で、サーバーも新しく用意し引っ越しする必要があります。

特に注意していただきたい点としては、もしメールサーバーも一緒に引っ越す場合は設定作業などが別途発生することです。別記事でこの辺りのことを詳しく解説しているので、合わせてご確認ください。

サーバーの移行に伴い、メールサーバーも変更する場合
詳しい内容は「サーバの変更（移管）に伴うメール移行 | 正しい移行手順と注意点」で解説していますので、合わせてご確認ください

専門的な知識も必要となってきますので、よく分からない場合は、新しくお願いしようとしている業者の方に相談いただくことをおすすめします。

ドメインの契約状況

ドメインはホームページのURLやメールアドレスに使用されるものです。例えば当社でいえば、spin-thread.co.jpの部分です。世界で唯一無二の証明となり、ホームページではこのhttps://spin-thread.co.jpのURLを見にいく、メールではこのxxx@spin-thread.co.jpにメールを送る、xxx@spin-thread.co.jpからメールを送るといったように、インターネット上の住所のような役割があります。

サーバーと同じように、このドメインも自社で直接契約し自社の管理下にあるかどうか確認する必要があります。もし、外部業者が契約や更新、支払いなどを行なっている場合、業者変更する際にドメインに関しても所有権の移行をする必要があります。これをドメイン移管といいます。このドメイン移管を行わないと後々トラブルになりかねませんので注意が必要です。

写真やイラスト、文章などのコンテンツの著作権

既存のホームページで使用されている、写真やイラスト、動画、テキストなどのコンテンツの著作権が既存の業者にある場合、そのまま使用できない可能性が高いと考えるべきです。この場合は、別途費用を支払ってコンテンツを買取できるか確認することが重要です。

ただし、契約によっては著作権の譲渡が謳われていたり、著作権は業者に残るが所有権は業者から依頼主側に移転しホームページ上で使用が認められているケースなどもあり、その場合はそのまま使用できます。

いずれにせよ、既存のホームページを作成し、著作権や所有権がどのようになっているか、契約書をよく確認しましょう。

CMSは移行できるものか？

CMS（自社で更新できる仕組み）などのシステムが導入されている場合、そのシステムが何か確認が必要です。日本だけでなく世界中で使用されているWordPressなどであれば業者変更は問題ないですが、Web制作会社独自のシステムが導入されている場合、業者を変えて引き続き使用することは難しいでしょう。

このCMSについては、自分たちで把握することは難しい場合がありますので、実際に既存の業者に確認してしまうことが一番早いと思います。ただ、そう言ったことを確認すると、業者を変えようとしていることに勘づかれてしまう可能性があり聞きづらいということであれば、新しく依頼しようと考えている業者の方に、その旨相談するのが良いでしょう。わからない場合もありますが、外部からでも何が導入されているか確認し把握できる場合があります。

ホームページの業者変更の依頼を実際に受けた事例

不動産関連会社さまからのホームページの業者変更のご依頼事例

戸建て住宅の販売を手掛けている不動産企業さまからの業者変更のご依頼のご相談を受けた事例です。

こちらの企業様は新規事業立ち上げ、それに伴い新規事業専用のホームページを作成されていました。作成し公開したまでは良かったのですが、公開後の更新などのやり取りにおいて、業者からのレスポンスが徐々に悪くなり、次第に業者と連絡を取ること自体が難しくなってご相談をいただいたケースです。

業者と連絡が取れないため、ホームページの更新ができず、新規事業自体にも影響を及ぼし始めたため、新しい業者をネットで探していたところ、当社ホームページに辿り着き、当社が引き継がせていただいた事例です。

教育関連の企業さまからのホームページの業者変更のご依頼事例

こちらも更新を依頼していた業者と連絡が取れなくなったということでご相談を受けた事例です。

お話を伺うと、それまでお願いしていたのは企業ではなくフリーランスの方だったようで、突如として連絡が途絶えたとのことでした。このような話はよく聞きますので、安さだけの理由でフリーランスの方に依頼するのは注意が必要です。

もちろんフリーランスの方でも非常に優秀な方はいますし、逆に企業でも連絡が突然取れなくなるケースはありますので、一概にどちらが良いとは言えませんが、どちらにせよ新しい業者選定は慎重に行う必要があります。

Web制作会社の見極めについては「信頼できるWeb制作会社の見分け方 」を参考にしていただければと思います。

このような経緯があり、ネット上で検索したところ当社ホームページに辿り着き、当社が引き継がせていただいた事例です。

美容関連のメーカーさまからのホームページの業者変更のご依頼事例

新しくフルリニューアルしたホームページを制作してもらった制作会社にそのまま運用サポートをお願いしていたようなのですが、やはりレスポンスが悪いことがまず大きな不満の要因になっていたようでした。

その他にも下記のようなことにストレスを感じていたようでした。

• 質問しても的外れな回答ばかりで疑問が解消されない
• 更新依頼をした際、作業後のチェックが甘く依頼内容が反映されていないため、再度修正を依頼するなど手間がかかる
• 何かにつれ別費用と主張してきて、非常に相談しづらい

など、さまざまな要因も相まって当社に業者変更のご依頼をいただいた事例です。

その他、当社にお問い合わせいただいた事例

その他、業者変更とまでいかなくても様々なお問い合わせもいただいてきました。

• やりたいことを伝えてもほとんど受け入れてくれない
• 自社で更新システムが導入されているのに、なぜか更新を勝手にやるなと言われる
• 約束したことを守らず信頼できない

など、本当にさまざまなお問い合わせをこれまでいただきましたし、今後もさまざまなお問い合わせをいただくことになるのだろうと思います。

ここまで事例を含めさまざまな業者変更をしたい理由をあげてきましたが、あなたの会社でも該当する内容があれば、業者変更を検討して良いタイミングかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。もしあなたの会社が既存のWeb制作会社など外部業者に不満を持っているようでしたら、業者変更を行うのは一つの選択肢です。一気に問題が解決し、メンタル的にも時間的にも改善するといったことも十分にあり得ます。

実際の事例も一部ご紹介しましたが、困っているのはあなたの会社だけではありません。そのようなことから「うちが悪いのだろうか？」「このような状況を新しい業者に言うのはいかがなものか？」といったことを思う必要はありません。

この記事を読んで少しでも当社のことが気になるようでしたら、ぜひ新しい業者の一つとして候補に入れていただけると嬉しいです。また、何か確認したいことがありましたら、遠慮なくお問い合わせフォーム、もしくはお電話（04-2000-8162）よりお気軽にお問い合わせください。

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