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他社で制作したホームページの更新を新しいWeb制作会社へ依頼する時に気をつける4つのこと

ホームページのことを話していると、「他社で作ったホームページの更新をお願いすることは出来るんですか?」と聞かれることが多い。この質問によく出くわすということは、そもそも出来ないと思いこんでいる人がかなりの数いると思っていますが、この記事を読んでいただいているあなたはどうでしょうか?

結論から言うと「イエス」なのですが、どういうわけか「えっ、対応してもらえるんですか?」と驚かれることも結構な確率で出会います。そこで、今のホームページの更新を制作した会社とは違う、新しいWeb制作会社へ依頼する時に気をつけることを書いていこうと思います。

本題に入る前にお伝えすべきこととして、ホームページの制作をWeb制作会社へ依頼する場合、制作と一緒にサーバの管理も依頼するケースが多いです。

ということから、ホームページの更新を別のWeb制作会社に依頼する際、サーバ管理も一緒に変更する状況が多いことも踏まえて、注意すべき4つのポイントを説明していきたいと思います。

1. 他社が作成したホームページを依頼した際に初期費用がかかるかどうか確認する

Web制作会社によって異なりますが、他社が作成したデータの更新を引き受ける際、毎月の更新料とは別に初期費用を請求する場合があります。

理由としては、ホームページを作る上でのコードの記述にはルールがありますが、正解は一つではないため、Web制作会社ごと、もっと言えば作り手であるスタッフごとに記述の仕方が異なってくる場合があります。

この記述の違いは癖のようなものです。もし記述の仕方が自社と似たようなものであればすんなりと引き受けることができますが、自社と記述の仕方が大きく異なる場合、初めて更新作業をする際に時間をかけて記述を解読しなければなりません。

こういったデータの作り方に関して調査費が別途かかる場合がありますので、事前に初期費用がかかるかどうか、また費用がかかる場合はどのくらい費用がかかるかを確認しておくことをお勧めします。当社では基本的に3万円〜でお見積りしています。

2. 制作時のデザインデータをもらうことができるか

何故デザインデータが必要かというと、例えばバナーの文言を変更したいとなった場合、元のデザインデータがあれば何ら問題ありませんが、データがない場合は使用しているフォント名が正確にわからないといった問題が出てきます。

デザインデータがなくても作成することは出来ますが、そもそもフォントが正確にわからないため、この場合似たフォントで作成するしかありません。つまり、似てはいるが全く同じものを作ることができないということを意味しています。

また、もし写真データの上にフォントを使用している場合は、写真データとフォントが別々になっている元データがなければ、写真とフォントが1枚になったデータしかないため、そもそも文言の変更ができません。

さて、そんなデザインデータですが、まず抑えておかなければならないのは、ホームページのデザインの著作権は制作サイド(制作会社)にあるということです。ただし、契約書を取り交わす際に著作権の譲渡に関する内容が記載されている場合、それに限りません。

とはいえ、正式に依頼をする際に契約書の内容を制作会社が丁寧に説明しなければ、発注サイド(クライアント)としてはなかなか気づきにくい部分ですし、そもそも契約書自体がなく受注する制作会社もあります。

上記のようなことから、改めて著作権に関してどのようになっているか確認する必要があります。譲渡が認められていれば全く問題ないですが、そうでない場合はデザインデータをもらうことが可能か、もしくは有料で譲ってもらうことが可能かを確認する必要があります。

元のデザインデータがなければ全く更新ができないというわけではありませんが、出来る限りデータを入手できるように制作してもらったWeb会社へ依頼してみましょう。

Web制作会社側からすると更新などを他社へ移されることになるので、少なくとも良い気持ちがするものではありません。場合によっては、何らかの理由をつけるなどして、なかなかデータを渡してもらえないなどトラブルに発展するケースもあります。

あくまでもデータを入手しようとする場合は、データをもらう立場ですので、丁寧に対応することが良いと考えています。

ここまでは、単に更新の依頼を別のWeb制作会社へ変更する時に注意すべきことでした。次の3から5までは、更新と一緒にサーバ管理を依頼していて、Web制作会社を変更するにあたり、サーバも新しいものへ移行するとことを想定した話となります。

3. サーバにある最新データをもらうことができるか

社内にWebに精通している人がいることは稀で、新しくホームページを作成したらそのまま更新などの運用やサーバの管理を作ってもらったWeb制作会社へお願いするパターンを選択する会社が多いものです。

途中で運用を依頼するWeb制作会社を変更するということはよくある話なのですが、その時は何らかの不満やトラブルを抱えていることがほとんどです。

例えば、

  • 作ってくれたはいいが、更新をお願いしてもレスポンスが悪く、次第に関係性まで悪くなってしまった
  • 更新費用がびっくりするぐらい高く、修正や更新をしたくてもほとんど依頼できない状態が続いている
  • 作ってくれたWeb制作会社が倒産してしまったなど、管理・運用を変更せざるを得ない など

こうした中、頭に入れておく必要があることとして、関係性が悪くなっているがために、サーバを変更するので最新データを欲しいと伝えると、なかなかデータをもらえない、場合によっては作業費などの名目で費用を請求されるなどの場合があることです。

関係性が悪くなるとこのようなことが起こり得ますが、最新データは重要なものになりますので、理由を説明しデータを欲しいとあくまでも丁寧にお願いすることが賢明です。

相手が素直に応じないからといって乱暴な態度を取ることは逆効果になるので注意が必要です。データをもらうということを最優先事項として、他のことは我慢してでもデータを手に入れることに注力することがベストです。

また、Web制作会社が倒産してしまった場合ですが、しっかりしている会社であれば各クライアントへ連絡を入れ最新データを渡したり、信頼できるWeb制作会社へ引き継ぐという処理をすると思われますが、場合によっては自分たちのことで精一杯になり、クライアントのことまで考えられずデータを渡さぬまま倒産し連絡が取れなくなってしまうというケースも考えられます。

関係性が悪くてデータをもらえない、またはWeb制作会社が倒産して最新データがないという場合、最新データを正確に取得する術がなくなりますが、世の中便利なツールがあるもので、ある程度データを取得することは可能です。

しかしながら、正確に全てのデータをダウンロード出来ない場合もあり、やはりきちんと管理をお願いしているWeb制作会社からデータ一式をもらうことを心がける必要があります。

4. メールサーバを確認する

意外と見落としがちなのが、メールサーバのことです。Webサーバとメールサーバを全く別に管理していれば問題ありませんが、ほとんどの場合はWebサーバとメールサーバを一緒のサーバで管理しているので要注意です。

この場合は新しく引き継ぐ会社へWebサーバとメールサーバも一緒に移行することになります。そうなるとPCやスマートフォンなどメールを受信する端末において、メール情報の再設定を行わなければメールが使用できません。

会社規模が数人レベルであればそこまで大変ではないですが、50人以上などになってくるとメールの設定だけでも非常に労力を費やしますし、場合によってはそういった設定までお願いするとなると費用もかかります。

そのためメールサーバの状況の確認と、もしメール情報の再設定が発生する場合は、労力や追加費用とのバランスを見極める必要があります。

メール移行についての詳しい説明は「サーバの変更(移管)に伴うメール移行の手順と気をつけること」でお伝えしているので、ぜひ合わせてご覧ください。

5. CMS、フォームの動作不良

ホームページのデータも移行し、メールの問題もクリア。よし、これでOKと言いたいところですが、CMSを使用している場合はデータベースの移行もあります。さらにデータの移行とともに新しいサーバへの紐付けなどの必要な作業が発生します。

またフォームに関しても制作の方法、PHPのバージョンなどによって、今まで正常に動作していたものが、新しいサーバへ移したことにより意図通り動作しないということが起こりえます。その場合はデータを修正したり、場合によっては作り直しなどが必要になるケースもあり得るので注意が必要です。

まとめ

運用の引き継ぎは基本的に大きな問題は起きないことが多いですが、トラブルが発生する可能性も十分あることを頭に入れておかなければならず、事前に新しい制作会社の担当者の方へ相談し、しっかり状況を把握しておくことが大切です。

当社は運用のみのご依頼をお受けしておりますので、運用・管理の変更を検討されている方はお問い合わせフォームまたはお電話(04-2000-816204-2000-8162)でお気軽にお問い合わせくださいませ。

合わせて更新サポートページもご覧ください。

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