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ホームページの更新や修正を新しいWeb制作会社へ依頼する時に気をつける7つのこと

「他社で作ったホームページの更新や修正をお願いすることは出来ますか?」という質問を実はよく受けます。この質問をよく受けるということは、そもそも出来ないと思っている方が相当数いるのでは?と感じているのですが、この記事を読んでいただいているあなたはどうでしょうか?

結論からお伝えすると、ホームページの更新や修正をお受けすることは可能です。通常、更新の必要性が発生した場合、ホームページを制作してもらったWeb制作会社へ相談することが多いと思います。

しかし、この記事へ辿り着いたということは、おそらく何らかの理由で今までのWeb制作会社へ依頼することができない、もしくは依頼したくないという思いをお持ちなのではないかと思います。

この記事では、ホームページの更新を制作した会社とは違う、新しいWeb制作会社へ依頼する時に気をつけることを書いていこうと思いますが、本題に入る前にもう1つお伝えしておきたいことがあります。

それはホームページの制作を外部のWeb制作会社へ依頼した場合、サーバやドメイン管理も一緒にお願いしているケースが多いことから、ホームページの更新や修正を別のWeb制作会社に依頼する際、サーバ管理も一緒に変更する状況が多いものです。

そこで、この記事では更新・修正対応などと同時にサーバ管理も既存のWeb制作会社へ依頼していることを前提に、新しいWeb制作会社へ更新・修正を依頼する際の注意すべき7つのポイントを説明していきたいと思います。

1. ホームページの更新や修正の代行を依頼する際、初期費用がかかるかどうか確認する

Web制作会社によって異なりますが、他社が作成したデータの更新や修正を引き受ける際、実際の更新や修正費といった作業費とは別に初期費用を請求する場合があります

ホームページを作る上でのコードの記述にはルールがありますが、正解は一つではないため、Web制作会社ごと、もっと言えば作り手であるスタッフさんごとに記述の仕方が異なってくる場合があります。

この記述の違いは癖のようなものです。新しいWeb制作会社からすると、もし記述の仕方が自社と似たようなものであればすんなりと引き受けることができますが、自社と記述の仕方が大きく異なる場合、初めての作業前には時間をかけて記述を解読しなければなりません

このようなコードの記述の読解調査には、当然調査するスタッフの時間が拘束されることになります。そのため、別途費用を請求するWeb制作会社があります。

そのため、事前に初期費用がかかるかどうか、また費用がかかる場合はどのくらいか、確認しておくことをおすすめします。当社では基本的に3万円(税抜)〜でお見積りしています。

2. 今のホームページ制作時のデザインデータをもらうことができるか

なぜデザインデータが必要になるか?というと、例えばバナーの文言を変更する必要が発生したとします。その際、元のデザインデータがあれば何ら問題ありませんが、データがない場合は使用しているフォント名が正確にわからないといった問題が出てきます。

もちろんデザインデータがなくても作成することは出来ますが、何のフォントで作成されているか正確にはわからないため(一般的でよく使用されるフォントの場合は判断できることもあります)、この場合似たフォントで作成するしかありません。つまり、似てはいるが全く同じフォントでは作成でいない可能性があることを意味しています。

また、もし写真データの上にフォントを配置している1枚画像の場合、写真データとフォントが別々になっているデータがなければ、そもそも文言の変更ができません。

さて、そんなデザインデータですが、まず抑えておかなければならないのは、ホームページのデザインの著作権は制作サイド(制作会社)にあるということです。ただし、著作権の譲渡に関する内容が制作時の契約書に記載されている場合、それに限りません。

とはいえ、既存のホームページを依頼をした当時、契約書の内容を制作会社が丁寧に説明しなければ、発注サイド(クライアント側)としてはそもそも頭にない部分ではないかと思います。また、そもそも契約書を交わさず、受注する制作会社もあります。

上記のようなことから、改めて著作権に関してどのようになっているか確認する必要があります。譲渡が認められていれば全く問題ないですが、そうでない場合はデザインデータをもらうことが可能か、もしくは有料で譲ってもらうことが可能かを確認する必要があります。

元のデザインデータがなければ全く更新や修正ができないというわけではありませんが、デザインの元データを入手できるかWeb制作会社へ確認してみることをおすすめします。

Web制作会社側からすると、他社へ依頼することは、今までの更新や修正といった仕事がなくなることを意味しますので、少なくとも良い気持ちがするものではありません。場合によっては、何らかの理由をつけ、なかなかデータを貰えない、連絡が取れなくなるといった、トラブルに発展するケースもあり得ます。

そのようなことから、データを入手しようとする場合、データをもらう立場であるということを頭に入れて、今までお願いしていたWeb制作会社には丁寧に対応することを心がけていただければと思います。

どうにも埒があかない場合は、当社が代わりに対応することも可能ですので、その際はご相談いただければと思います。

ここまでは、単に更新の依頼を別のWeb制作会社へ変更する時に注意すべきことでした。次の3から5までは、更新と一緒にサーバ管理を依頼していて、Web制作会社を変更するにあたり、サーバも新しいものへ移行するとことを想定した話となります。

3. サーバにある最新のホームページのデータをもらうことができるか

中小、零細企業では社内にWebに精通している人がいない場合も多いものです。そのようなことから、ホームページを作成したらそのまま更新や修正といったホームページの運用やサーバの管理を、作成してもらったWeb制作会社へお願いするケースも多いものです。

途中でホームページの運用や管理を別のWeb制作会社へ変更することはよくある話ですが、その場合は既存のWeb制作会社に何らかの不満やトラブルを抱えていることがほとんどです

例えば、

  • 公開までは問題なかったが、公開後にホームページの更新をお願いしてもレスポンスが悪く、次第に関係性まで悪くなってしまった
  • 更新や修正費用がかなり高く、ホームページの更新や修正をしたくてもほとんど依頼できない状態が続いている
  • 作ってくれたWeb制作会社が倒産してしまったなど、ホームページの管理・運用を変更せざるを得ない
  • 連絡をするといって連絡してこなかったり、小さな約束を守らないことが多く、信頼できなくなってきた
  • すぐ出来ない、それは対象外、別途費用がかかる等、こちらの状況を理解しようとしない など

このようにさまざまなトラブルがありますが、特に頭に入れておく必要があることとしては、関係性が悪くなってしまったケースです。関係性が悪くなり、ホームページの運用・管理の委託先を変更するので最新データを欲しいと伝えると、なかなかデータをもらえない、場合によっては作業費などの名目で費用がかかる可能性があることです。ただ、費用に関しては実際に作業が発生しますので、関係性が特に悪くなくても発生する可能性があることは頭に入れておくべきです。

関係性が悪くなると、いろいろと面倒なことが起こり得ますが、最新データは特に重要なものになりますので、理由を説明しデータを欲しいことを、用意してもらう立場として丁寧にお願いすることが賢明です。

Web制作会社が素直に応じないからといって乱暴な態度を取ることは、逆効果になることもありますので注意が必要です。データをもらうということを最優先事項として、他のことは我慢してでもデータを手に入れることに注力することが重要です。

また、Web制作会社が倒産してしまったケースですが、管理がしっかりしている会社であれば、事前に各クライアントに連絡を入れ最新データを用意したり、信頼できるWeb制作会社へ管理・運用を引き継ぐなど何らか対処すると思われます。しかし、場合によっては自社のことで精一杯になり、データを用意しないまま倒産し連絡が取れなくなってしまうというケースも考えられます。

関係性が悪くてデータをもらえない、またはWeb制作会社が倒産して最新データがないという場合、最新データを正確に取得する術がなくなりますが、世の中便利なツールがあるもので、ある程度のデータであれば取得することは可能な場合があります。

しかしながら、正確に全てのデータをダウンロード出来ないため、やはりきちんと管理をお願いしているWeb制作会社からデータ一式をもらうことを心がける必要があります。

4. メールサーバを確認する

意外と見落としがちなのが、メールサーバのことです。Webサーバとメールサーバを別々に管理していれば問題ありませんが、Webサーバとメールサーバを一緒のサーバで管理していることも多いので注意が必要です。

Webサーバとメールサーバが一緒の場合、新しいWeb制作会社へ依頼する際にはメールサーバも一緒に移行することになります。その場合、メール情報の再設定を行う必要があり、再設定しなければメールが使用できません

数人レベルの会社規模であればそこまで大変ではないですが、数十人以上などになってくるとメールの設定だけでも非常に労力を費やすことになります。

そのためまずはメールサーバの移行も発生する場合は、サーバを移行するかどうかの判断は、再設定する際の労力や費用とのバランスを見極める必要があると考えています。

5. CMS、フォームの動作不良

ホームページのデータも移行し、メールサーバの問題もクリア。よし、これでOKと言いたいところですが、CMS(自社で更新できる仕組み)を導入している場合はデータベースの移行もあります。さらにデータの移行とともに新しいデータベースへの紐付けなど、必要な作業が発生します

またフォームに関しても制作の方法、PHPのバージョンなどによって、今まで正常に動作していたものが、新しいサーバに移行したことにより意図通り動作しない、ということが起こりえます。その場合はデータを修正したり、場合によっては作り直しなどが必要になるケースもあり得るので注意が必要です。

6. ホームページの更新や修正費用について確認する

当たり前ですが最後に費用に関して事前に確認しましょう。費用について基本的なメニューを料金表としてホームページに掲載しているWeb制作会社もありますが、料金表を掲載していないWeb制作会社も多いのが実情です。

Web制作会社ごとに更新費用は全く異なりますので、必ず直接確認するようにしてください。料金表を掲載しているWeb制作会社を見たとしても、他も同じだろうと考えず、ひとつの目安くらいに捉えておくことが重要です。

都度依頼プランか定額プランかを確認する

当社では「毎月更新することはなく、年に1、2度あるかないか」といった更新頻度が少ないお客さまにおすすめの都度ご依頼プランと、毎月一定数の更新があるお客さま向けの定額プランの2種類のプランをご用意しています。

さらに定額プランも更新内容に応じて3つのプランを用意しており、打ち合わせ内容をもとにお客さまに合うプランをご提案させていただいています。

Web制作会社によっては都度お見積りで定額プランがない場合もありますし、逆のパターンもしかりです。ここもWeb制作会社によって変わってきますので、プランについて確認することをおすすめします。

費用について確認する際は、ホームページの更新や修正内容を具体的に伝えるようにする

まれに「更新費用はいくらですか?」とお問い合わせをいただくことがありますが、Web制作会社側からすると答えづらい質問になります。

というのも更新の内容が全くわからない状況では、文字や写真の差し替えといった軽微な作業なのか?、レイアウトが大幅に変わるようなものか?、デザイン要素が絡むような更新を考えているのか?など、どのような内容かが見えなければ、その作業にかかる時間が割り出せないからです。

このようなことから、内容を把握することができなければお見積りを提示することが難しく、Web制作会社としてご案内できることは「◯◯の更新を想定した場合は、◯◯円のお見積りになります」といった仮の形でのご案内になります。

実際に依頼する時になって「当初の見積り額と全然違う」といったことがないよう、想定される更新についてはできる限り具体的にWeb制作会社へ伝えることをおすすめします

当社では他社で作成されたホームページの更新や修正についてもお受けしておりますので、ぜひ些細なことでも確認したいことがあれば、お問い合わせフォーム、もしくはお電話(04-2000-8162)より遠慮なくご連絡ください。

7.ホームページの更新や修正代行時の依頼内容に関しての注意点

更新や修正依頼する際、Web制作会社の方で独自のフォーマットを用意しているのであれば、そのフォーマットに沿って依頼すれば良いですが、とくにフォーマットを決めていないWeb制作会社もあります。

フォーマットがない場合は、依頼漏れがないようにするためにも、またWeb制作会社と何度もやり取りが発生しないようにするためにも、下記の点に気をつけていただければと思います。

更新や修正したいページのURLを明記する

更新や修正するページを「xxxのページ」のようにタイトル名などで伝えることも間違いではありませんが、似たようなページ名があったりすると判断に迷いますし、依頼側と制作側で認識が違い間違いの元になる可能性がありますので、必ず具体的なURLを伝えるようにしましょう。もし複数ページあるようでしたら、URLの一覧を別途用意するとWeb制作側も確認しやすくなると思います。

更新や修正する場所と内容が分かるようにする

既存ページのスクリーンショットをとり赤枠などで囲うとひと目でわかりやすいですが、面倒な場合は文章での説明でも問題ありません。その際、必ず既存ページの内容をベースにして「どこ」を「どのように」変更したいか明記するようにしてください。

更新や修正するページ数が多い場合、ページコンテンツの大部分を変える場合は、WordやPowerPointなどツールはなんでも構わないので、別途補足する説明資料を用意するとやり取りがスムーズになるでしょう。

差し替えしたり、新しく作るテキスト情報はコピー&ペーストできるデータで用意する

例えば文章の差し替えをお願いする場合、差し替えの文章が必要になりますが、必ずコピペできるようテキストデータとして用意してください。まれに該当ページをプリントアウトし手書きで差し替え文章を書いて依頼する方がいますが、ミスの元となります。

テキストデータが用意されていればコピペで済みますが、手書きの場合はWeb制作会社側で手入力で文章を作成する必要がでてくるため、ミスの可能性が格段にあがります。また、Web制作会社が更新や修正内容をページに反映後、依頼側として正しく反映されているかチェックする際、テキストデータが手元にあればページ内検索でチェックできるので確認の手間も省くことできます。

画像やPDFなどページに表示させる必要があればその素材を忘れずに

意外とありがちなのが画像の添付忘れ。更新や修正内容などは明記されているものの肝心の素材がないといったケースは結構あることなので、忘れずに添付しましょう。

まとめ

ホームページの管理・運用を新しいWeb制作会社に引き継ぐ際には、トラブルが発生する可能性も十分あることを頭に入れておかなければなりません。トラブルを事前に回避するためにも、新しいWeb制作会社へ相談し、しっかり状況を把握してもらいアドバイスを受けながら進めていくことが大切です。

当社はホームページの管理・運用のみのご依頼もお受けしておりますので、お気軽にご連絡くださいませ。実際に今までに多数のお問合せを受け、当社が引き継ぎさせていただいた事例も多数あります。

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