ホームページの更新や修正を新しいWeb制作会社へ依頼する時に確認・行うべき7つのこと

「他社で作ったホームページの更新や修正をお願いすることは出来ますか？」という質問を実はよく受けるのですが、この背景にはお客さまの中に「他社で作成したホームページの更新を別の制作会社に依頼することはできるのだろうか？」といった疑問があるのだと思います。

結論を先にお伝えすると、ご依頼をお受けすることは可能です。実際に当社では過去何度も他社で作成したホームページの更新や修正のご依頼を受けてきました。

ただ、通常はホームページを制作してもらったWeb制作会社へ依頼するはずです。しかし、この記事へ辿り着いたということは、おそらく何らかの理由で今までのWeb制作会社へ依頼することができない、もしくは依頼したくないという事情があるのではないでしょうか。

この記事ではそのような事情を抱えている会社や個人事業主の方に向け、ホームページを制作した会社とは違う、新しいWeb制作会社へ更新や修正を依頼する時に確認すべきことを中心に解説していきますが、本題に入る前にもう1つお伝えしておきたいことがあります。

それはホームページを作ってもらったWeb制作会社に、サーバーやドメインの管理も一緒にお願いしているケースが多いことことです。このようなケースではサーバーやドメインの管理先も一緒に変更する必要がありますので、その点についても一緒に解説していきます。

1. ホームページの更新や修正費用について確認する

当たり前ですがまず費用について確認しましょう。基本的な項目についての料金表をホームページに掲載しているWeb制作会社もありますが、料金表を掲載していないWeb制作会社もあります。仮に料金表があったとしても自分たちで判断せず目安として捉え、実際に更新や修正を依頼する際は、できる限り細かく内容を伝え見積もりを取りましょう。

また、Web制作会社ごとに更新費用は全く異なるものです。依頼する場合は、必ずそのWeb制作会社に費用について直接確認するようにしてください。別の制作会社で料金表を見たとしても、他も同じだろうと考えず、ひとつの目安くらいに捉えておくことが重要です。

都度依頼プランか定額プランか確認する

多くのWeb制作会社では、更新や修正内容に沿って都度見積もりするパターンだけでなく、毎月一定の更新や修正が見込まれる方向けの定額プランを用意しています。ただし、Web制作会社によっては都度見積りで定額プランがない場合もありますし、逆のパターンも然りです。そのあたりはWeb制作会社によって変わりますので、まずはプランについて確認しましょう。

当社では、毎月更新することはなく、年に1、2度あるかないかといった更新頻度が少ないお客さまにおすすめの「都度ご依頼プラン」と、毎月一定数の更新や修正が見込まれるお客さま向けの「定額プラン」をご用意しています。

さらに定額プランも更新内容に応じて3つのプランを用意しており、打ち合わせ内容をもとにお客さまに合うプランをご提案させていただいています。

費用について確認する際は、ホームページの更新や修正内容を具体的に伝えるようにする

たまに「更新費用はいくらですか？」とお問い合わせをいただくことがありますが、実はこれ「非常に答えづらい」というのが正直なところです。

なぜなら、文字や写真の差し替えといった軽微な作業なのか？、レイアウトが大幅に変わるようなものか？、デザイン要素が絡むような更新を考えているのか？など、更新や修正の内容が全くわからない状況では、お答えしようにもどの程度の時間がかかるか検討がつかないからです。

内容を大まかでも把握することができなければお見積りを提示することが難しく、Web制作会社としてご案内できることは「◯◯◯◯の更新を想定した場合は、xxxx円のお見積りになります」といった仮の形でのご案内になります。

実際に依頼する時になって「当初の見積り額と全然違う」といったことがないよう、想定される更新や修正についてはできる限り具体的にWeb制作会社へお伝えることをおすすめします。

当社では他社で作成されたホームページの更新や修正についてもお受けしておりますので、ぜひ些細なことでも確認したいことがあれば、お問い合わせフォーム、もしくはお電話（04-2000-8162）より遠慮なくご連絡ください。

当社の更新に関する費用について確認したい方
ホームページの更新や修正、サーバー管理費など各種費用をまとめた「料金表」ページをご用意していますので、合わせてご覧ください。

2. ホームページの更新や修正を依頼する際、初期費用がかかるかどうか確認する

他社が作成したデータの更新や修正を引き受ける際、実際の更新や修正にかかる作業費とは別に初期費用がかかる場合があります。

ホームページを作る際のコードの記述やファイルの設置方法、つまり作り方にはルールがありますが正解は一つではないため、Web制作会社ごと、もっとエンジニアごとにホームページの作り方が異なります。

この作り方の違いは癖のようなものです。新しいWeb制作会社からすると、もし自社と似たような作り方であればすんなりと引き受けることができますが、自社と作り方が大きく異なる場合、初めての作業前には時間をかけて作り方を把握しなければなりません。

このような調査には、当然スタッフの貴重な時間を費やすことになるので、Web制作会社によっては初期調査費用を求められることがあります。

そのため、事前に初期費用がかかるか、また費用がかかる場合はどのくらいか、確認しておくことをおすすめします。ちなみに当社では初期調査費として3万円（税抜）〜でご案内しています。

3. 今のホームページ制作時のデザインデータを譲ってもらうことができるか

デザインデータがなくても更新や修正は行えますが、デザインデータを譲ってもらうことが可能か確認しておきましょう。

なぜデザインデータが必要になるか？というと、例えばバナーの文言を変更する必要が発生したとします。その際、元のデザインデータがあれば何ら問題ありませんが、データがない場合は使用しているフォント名が正確にわからないといった問題が出てきます。

もちろんデザインデータがなくても作成することは出来ますが、何のフォントで作成されているか正確にはわからないため（一般的でよく使用されるフォントの場合は判断できることもあります）、この場合は似たフォントで作成するしかありません。つまり、似てはいるが全く同じフォントではない可能性があることを意味しています。

また、写真の上に文字を配置している1枚画像があり、その文字を変更したい場合、写真とフォントが別々になっている元データがなければ、そもそも文言の変更ができません。もし写真は購入したものだった場合、改めて購入し直す必要がでてきます。

このように、デザインの元データがあれば何の問題なく対処できることが、データがないことでいろいろな手間がかかる可能性があることを頭に入れておく必要があります。

著作権について確認する

さて、そんなデザインデータですが、まず抑えておかなければならないのは、著作権の問題です。著作権はホームページの制作サイド（制作会社）にあります。

具体的には、

• デザイン
• 画像やイラスト
• 文章
• プログラムコード

などです。

ただし、著作権の譲渡に関する内容が制作時の契約書に記載されている場合、それに限りません。また、自社が提供した画像データや文章であれば、著作権は制作サイドではなく自社にあります。

既存のホームページ作成を依頼した当時、契約書の内容を制作会社が丁寧に説明してくれれば話は別ですが、そうでなければ発注サイド（クライアント側）として把握していないことも多いと思います。そもそも契約書を交わさず、受注する制作会社もありますのでなおさらです。

上記のようなことから、改めて著作権に関してどのようになっているか確認する必要があります。譲渡が認められていれば全く問題ないですが、そうでない場合はデザインデータをもらうことが可能か、もしくは有料で譲ってもらうことが可能かを確認する必要があります。

既存のWeb制作会社側からすると、あなたの会社が他の制作会社へ更新・修正といった作業を依頼することは、売上の大小に関わらず仕事がなくなることを意味しますので、少なくとも良い気持ちがするものではありません。場合によっては、何らかの理由をつけなかなか思うように動いてくれない、連絡が取れなくなるといったケースに発展することもあり得ます。

そのようなことから、デザインデータについて交渉する場合、データを譲り受ける立場であるということを頭に入れて、既存のWeb制作会社には丁寧に対応することを心がけていただければと思います。どうにも埒があかない場合は、当社が代わりに対応することも可能ですので、その際はご相談いただければと思います。

ここまでは、更新や修正の依頼を新しいWeb制作会社へ変更する時に確認すべきことについて解説しました。次の章からは、更新と一緒にサーバーとドメインも既存の制作会社に管理を依頼していて、その管理も新しいWeb制作会社へ移行することを想定した内容となります。

4. サーバーにある最新のホームページのデータをもらうことができるか

中小・零細企業では、Webに精通している人が社内にいない場合が多いものです。そのようなことから、ホームページを作成したらそのまま更新や修正といったホームページの運用、またサーバーやドメインの管理を作成してもらったWeb制作会社へお願いするケースが多々あります。

記事の冒頭でも少し触れましたが、途中でホームページの運用や管理を別のWeb制作会社へ変更することはよくある話です。そして、そういった場合は既存のWeb制作会社に何らかの不満やトラブルを抱えていることがほとんどです。

例えば、

• ホームページの更新をお願いしてもレスポンスが悪く、次第に関係性まで悪くなってしまった
• 更新や修正費用がかなり高く、ホームページの更新や修正をしたくてもほとんど依頼できない状態が続いている
• 作ってくれたWeb制作会社が倒産してしまったなど、ホームページの運用・管理を変更せざるを得ない
• すぐ「出来ない」「それは対象外」「別途費用がかかる」など、こちらの状況を理解しようとしない
• xxxまでに連絡をするといって連絡してこなかったり、小さな約束を守らないことが多く、信頼できなくなってきた　など

このようにさまざまな不満やトラブルがありますが、依頼先を変更する際に特に頭に入れておく必要があることとしては、関係性が悪くなってしまったケースです。「3. 今のホームページ制作時のデザインデータを譲ってもらうことができるか」でお伝えした時と同じように、トラブルに発展するケースがあるので要注意です。

データ送付に関して費用がかかる可能性はありますが、Web制作会社としては実際に準備や送付作業が発生しますので、その点は素直に応じるべきだと考えています。最新データを用意できなければ、基本的には新しくホームページを作り直すことになるので、その点も頭に入れて丁寧に対応することが重要です。

更新や修正を依頼していたWeb制作会社との関係が悪い場合は…

関係性が悪くなると、いろいろと面倒なことが起こる可能性がありますが、既存のホームページの最新データは特に重要なものになりますので、理由を説明しデータを欲しいことを、用意してもらう立場として丁寧にお願いすることが賢明です。

Web制作会社が素直に応じないからといって乱暴な態度を取ることは、逆効果になることもありますので注意が必要です。最新データをもらうということを最優先事項として、他のことは我慢してでもデータを手に入れることに注力することをおすすめします。

顧客側として色々思う部分があるかもしれませんが、今までお世話になった感謝の言葉を伝えるなど、最後は少しでも気持ちよく終われることを目指すことをおすすめします。

Web制作会社が倒産してしまった場合は…

Web制作会社が倒産してしまったケースですが、管理がしっかりしている会社であれば事前に各クライアントに連絡を入れ最新データを送付したり、信頼できるWeb制作会社へ管理・運用を引き継ぐなど何らか対処します。

しかし、場合によっては自社のことで精一杯になり、データを送付しないまま倒産し連絡が取れなくなってしまうというケースも考えられます。

5. メールサーバーを確認する

意外と見落としがちなのが、メールサーバーのことです。Webサーバ（ホームページのデータを格納するサーバー）とメールサーバー（メールを送受信するためのサーバー）を別々に管理していれば問題ありませんが、中小・零細企業ではWebサーバーとメールサーバーを一緒のサーバーで管理していることが多いので注意が必要です。

Webサーバーとメールサーバーが一緒の場合、新しいWeb制作会社へ依頼する際にはWebサーバーと一緒にメールサーバーも移行することになります。その場合、メールアドレスは引き続き同じものを使用できますが、メールの送受信を行うパソコンやスマホといった端末ごとに、メール情報の再設定を行う必要があります。この情報の設定をしなければメールが使用できまないので注意が必要です。

数人レベルの会社規模であればそこまで大変ではないですが、数十人になってくるとメールの設定だけでも非常に労力を費やすことになります。もしメールサーバーも移行する場合は、下記の記事も合わせて確認することをおすすめします。

もしメールサーバーも一緒に移行することになる時に知っておくべきこと
メールサーバー移行の手順と気をつける点については「サーバーの変更（移管）に伴うメール移行 | 正しい移行手順と注意点」で詳しくお伝えしているので、ぜひ合わせてご覧ください。

6. CMS、フォームの動作不良が発生していないか確認する

ホームページのデータも移行し、メールサーバーの問題もクリア。よし、これでOKと言いたいところですが、CMS（自社で更新できる仕組み）を導入している場合はデータベースの移行もあります。また、正しく動作するかといった確認もする必要があるので安心できません。

またフォームに関しても制作の方法、PHPのバージョンなどによって、今まで正常に動作していたものが、新しいサーバーに移行したことにより意図通り動作しない、ということが起こりえますので、同じく動作確認が必要です。

もし、意図通り動作しない場合は、データ修正が必要になります。場合によっては、作り直しが必要になるケースもあるので、その点について頭に入れておきましょう。

7. ドメインを移管しネームサーバーの切り替えを行う

新しいサーバーを用意し、最新データを新しいサーバーに移設、動作確認も問題ない、となってもそれだけで新しいサーバーでホームページを運用できるわけではありません。これから説明する「ドメイン移管」と「ネームサーバーの切り替え」が必要になります。

ドメインを移管する

ドメインの管理を既存のWeb制作会社に依頼している場合、ドメイン移管（ドメインの所有権を移すこと）が必要になります。ドメイン移管についてはステップがあり長くなりますので、詳細な説明はここでは割愛します。

ドメイン移管について詳しくはこちら
ドメイン移管については別記事「ドメイン移管とは | ホームページをフルリニューアルする際に注意すべきことを解説」で詳しく説明していますので、合わせてご確認ください。

ドメイン移管は、既存の管理先にも協力いただく必要があることを頭に入れておきましょう。

ネームサーバーの切り替えを行う

最後にドメイン管理画面においてネームサーバーを変更します。このドメインのネームサーバーの切り替えが完了して、初めて新しいサーバーでの運用がスタートすることを頭に入れておきましょう。

ネームサーバーの切り替えは専門的な知識が必要になる場合がありますので、扱いには十分注意して行なってください。新しいWeb制作会社に相談する、もしくは対応を依頼することをおすすめします。

実は本来、サーバーもドメインも自社で管理すべきものと当社では考えています。その理由は長くなるので別記事に譲りますが、このタイミングで自社で契約し管理することも選択肢の一つとして検討することをおすすめします。

なぜドメインを自社で管理すべきか、その理由を知りたい方はこちら
「サーバーやドメインの管理を自社で行うか、外部委託するか | Web制作会社目線でそれぞれのメリット・デメリットを解説」で詳しく解説しています。

ここまでサーバーとドメインの管理をWeb制作会社に依頼しているケースを想定して説明してきました。最後にその他の注意事項に触れて終わりたいと思います。

その他、注意事項

ホームページの更新や修正を実際に依頼する際の注意点

実際に新しいWeb制作会社へ更新や修正依頼する際は、下記の点に注意しましょう。

更新や修正したいページのURLを明記する

更新や修正するページを「挨拶ページ」のようにタイトル名などで伝えることも間違いではありませんが、似たようなページ名があったりするとWeb制作会社としては判断に迷います。最悪の場合、依頼側と制作側で認識が異なり、作業するページが違っていたといったことも起こりますので、必ず具体的なURLを伝えるようにしましょう。

もし更新するページが複数あるようでしたら、URLの一覧を別途用意するとWeb制作側も確認しやすくなると思います。

更新や修正する場所と内容が分かるようにする

既存ページのスクリーンショットをとり赤枠などで囲うとひと目でわかりやすいですが、面倒な場合は文章のみの説明でも問題ありません。ただし、必ず既存ページの内容をベースにして「どこ」を「どのように」変更したいか明記するようにしてください。

差し替えしたり、新しく作るテキスト情報はコピー&ペーストできるデータで用意する

例えば文章の差し替えをお願いする場合、必ずWeb制作会社がコピペできるようテキストデータとして用意してください。なぜなら、ミスを限りなくゼロにするためです。

稀に該当ページをプリントアウトし手書きで差し替え文章を書いて依頼したり、口頭で伝えようとする方がいますが、これはミスの元となります（とは言っても、現実にはほんの2、3文字の修正であれば、口頭でやり取りして対応することもありますので、あくまでも基本の考え方として捉えていただければと思います）。

テキストデータが用意されていればコピペで済みますが、手書きや口頭の場合はWeb制作会社側で文章を手入力で作成する必要がでてくるため、ミスが起こる可能性が格段にあがります。場合によってはその入力の手間の分、更新費用が高くなることも考えられます。

実は、依頼側のメリットもあります。更新内容をチェックする際、テキストデータが手元にあればブラウザの検索機能でチェックできるので確認の手間も省くことできます。特に更新箇所が多い時は、かなりチェックが楽になることはあまり知られていません。

画像やPDFなどページに表示させる必要があればその素材を忘れずに

意外とありがちなのが画像の添付忘れ。更新や修正内容などは明記されているものの肝心の素材がないといったケースは結構あることなので、忘れずに添付しましょう。


当社でもホームページの更新や修正作業の代行サービスを提供していますので、ぜひ下記ページもご覧ください。

更新や修正をWeb制作会社に依頼しようと考えている方
「ホームページ更新・修正代行」ページで詳しくご説明しています。

まとめ

ホームページの管理・運用を新しいWeb制作会社に引き継ぐ際には、トラブルが発生する可能性もあることを頭に入れておかなければなりません。トラブルを事前に回避するためにも、新しいWeb制作会社にしっかり状況を把握してもらいアドバイスを受けながら進めていくことが大切です。

当社はホームページの管理・運用のみのご依頼もお受けしておりますので、お気軽にご連絡くださいませ。実際に今までに多くの相談を受け、当社が引き継ぎさせていただいた事例も多数あります。

ホームページの管理・運用についてお問い合わせはこちら
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