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サーバの変更(移管)に伴うメール移行の手順と気をつけること

長くホームページを運用していると、何らかの事情でホームページを引っ越し(新しいサーバへ変更)するということが出てきます。例えばサーバ管理をお願いしている現在のWeb制作会社から別のWeb制作会社へ変更するといったケースです。

その他は、Webサイトをリニューアルしたいけれどサーバが古くのスペックが低くて変えざるを得ない、現在のサーバより費用が安いサーバへ変更したい、といったケースもあります。

他にもありますが、多くはサーバ管理をお願いしているWeb制作会社を変更するといったケースではないかと思います。

以前「他社で制作したホームページの更新などの運用を新しいWeb制作会社へ依頼する時に気をつける4つのこと」でも少し触れましたが、見落としがちなのがメールの移行です。

「ホームページを引っ越しするだけなのに何でメールが関係あるの?」という疑問を持たれるご担当者の方のために、今日はサーバを変更する際のメール移行に絞ってお伝えしていこうと思います。

メールの移行が必要な時ってどのような時か?

メール移行の必要性が発生するのは、多くはホームページを引っ越しする、つまりサーバを移行する際に発生します。

まず抑えておくべき点として、サーバ管理はホームページを作成してもらったWeb制作会社へ依頼する企業さまが多いということ。もちろん自社でレンタルサーバと契約してサーバ管理する企業さまもありますが、多くはホームページを作成してもらったWeb制作会社へ、サーバ管理を依頼しているのが実情です。

さらに多くの場合、ホームページを閲覧するためのWebサーバと言われるものと、メールの送受信を行うためのメールサーバと言われるものは同じサーバで管理しているため、「サーバを移行する=メール移行が発生する」という図式になります。

サーバ管理の方法によって異なる場合があります、多くの場合依頼先を変更するということはサーバ移行を意味し、同時にメール移行の必要性が発生します。

先にも少し触れましたが、サーバのスペックが低いためにサーバ移行を行うなど、必ずしもサーバ管理を依頼しているWeb制作会社の変更を伴わない場合もありますが、多くの場合はサーバ管理の依頼先の変更に伴うものです。

そのようなことから、今回のブログは依頼先の変更に伴うメール移行に絞ってこの先も続けます。(サーバのスペックが低いなど、他の理由でサーバ移行をする場合も、手順などは同じですので参考にしていただければと思います)

なぜ、わざわざサーバ管理の依頼先を変えるのか?

少し余談になりますが、Web制作会社を変更する理由をピックアップしてみます。

  1. サーバ管理の他にホームページの更新代行をお願いしているが、依頼してから更新が反映するまで時間がかかり過ぎる
  2. Web制作会社から提案が一切ない
  3. メールなどレスポンスが遅い
  4. 電話対応が感じ悪い
  5. お願いしていたWeb制作会社が倒産してしまった

など、様々な理由がありますが、特に1や2はよく聞く理由です。肌感覚ですが、9割以上は何かしら現在お願いしている会社への不満を持っていることが理由ではないかと思います。

この先で詳しくお伝えしますが、メール移行は慎重に行わなけばならないものであり、また実際にメールソフトへの設定が必要になったりと労力を伴います。

そのようなことから、サーバ移行しなくて済むのであれば、本来はしない方がよいものであると考えています。とは言っても、関係修復が難しい場合もあると思うので、そういった場合は移行を進めてしまって良いと思います。

メール利用には2種類ある

メールの利用にはPCなど端末にインストールして利用する「メールソフト」と、ブラウザを通して利用する「Webメール」の2種類があります。

主なメールソフト

WindowsではOutlook、Macではmailが一般的です。その他Thunderbird、Beckyなどがあります。Gmailをメールソフトに設定して利用するといったこともできます。

Webメールとは?

ブラウザを通してWeb上でメールの送受信を行うメールサービスでGmailなどが有名ですが、レンタルサーバが提供するレンタルサーバの管理画面を通して利用するWebメールなどもあります。

メールソフトとWebメールのそれぞれのメリット・デメリット等の詳細は、多くのサイトやブログで紹介されているので、ここでは割愛します。

まだまだメールソフトを利用している企業さまが多いので、このブログではメールソフトを利用していることを想定して、話を進めたいと思います。

実際のメール移行手順

ここからは実際のメール移行についての手順をお伝えしていきます。

Step.1 現在のサーバ契約期間を確認する

契約期間に関して、◯日ないといけないという規定はないですが、余裕を持って2〜3ヶ月くらいは見ておくと良いと思います。

実際には1ヶ月もかかるものではありませんが、一般的にはサーバの契約は1ヶ月単位が多いこと、また万が一トラブルなどが発生した場合にも、比較的余裕を持って対応できるので安心感を得ることができる、というのがその理由です。

Step2. 新しいサーバにメールアドレスを追加

新しいサーバにてメールアドレスの登録をします。メールアドレスを追加するには、事前にドメイン自体を登録しておく必要があるので注意が必要です。しかし、今回はサーバの管理をWeb制作会社へ依頼している前提で話を進めているので、この辺りはWeb制作会社で行うことになります。

気にかけておくべき点があるとすれば、メールアドレス追加にかかる費用を確認しておくことです。例えば1〜10人までは◯◯◯◯円、などと人数によって費用が変わってくることも多いので、その辺りを事前に確認しておき、後々トラブルにならないようにすることが重要です。

Step3. 新しいサーバ経由で送受信するためのメールソフトへの設定

新しいサーバへのメールアドレスの追加が完了したら、PCやスマホなどメールを利用している全ての端末のメールソフトへの設定を行います。

ここが結構しんどく感じることがあるかもしれません。人数が少なくて作業量としてはそれほどなくても、少人数ではそもそもメールの設定自体を行うことが頻繁ではないため、「どうやって設定するんだっけ?」となりかねず、1つ設定するだけでもストレスになりかねません。

一方で人数が多いと、単純に設定する回数が増え作業量が多くなるので大変になってきます。

この辺りは、Web制作会社によって設定の代行も行っていますので、まずはこれから依頼するWeb制作会社へ確認してみると良いと思います。もし代行が可能ということなら、代行にかかる費用を確認し、最終的に自社で行うか代行してもらうかを判断すれば良いと思います。

同じメールアドレスのメールフォルダが2つになるの?

恐らくサーバ移行するからといって、メールアドレスを変更するということはないと思います。ということから、メールソフトには同じメールアドレスのフォルダが2つ作成されることになります。

ただし、メールソフトによっては同じメールアドレスを複数設定できないものもあるようですので、確認が必要です。(複数設定ができない場合のやり方は、この先でも説明します)

フォルダ名は任意でつけられると思いますので、現在使用しているフォルダ(旧)と新しく追加したフォルダ(新)がひと目で分かるように、追加したフォルダは【新】などとわかるようにフォルダ名を分けておくと良いと思います。(なぜフォルダを2つ作るべきかは、「Step4.ドメインのネームサーバ(DNS)の切り替え」で詳しくお伝えします)

Step4.ドメインのネームサーバ(DNS)の切り替え

最後にドメインの管理画面からネームサーバ(DNS)の切り替えを行い、サーバとの紐付けを変更することによって、新しいサーバ経由でメールの送受信が可能になります。ここも基本的にはWeb制作会社の方で対応します。

ここでメール移行においてもっとも注意しなければならないことがあります。それは、ネームサーバの切り替えを行っても、即切り替えが反映されるわけではない点です。

切り替え後、反映するまでにかかる時間は?

切り替えの反映には、数時間〜72時間かかると言われています。つまり最大3日かかる可能性があるということです。また、この反映の時間については一切指定できません。

完全に反映するまで、どちらのメールフォルダにメールが届くのか?

この完全に反映するまでの間は、今まで利用してきた旧サーバにメールが届いたり、新しいサーバにメールが届いたりといったことが発生する可能性があります。

つまり、メールソフトでは元々使用していた旧フォルダでメールを受信したり、新しく追加した新フォルダでメールを受信したりといったことが発生します。(1つのメールを新旧両方のフォルダで受信するということではありません)

このようなことが発生する可能性があるため、新旧2つのフォルダを用意する必要があると考えています。

1つのフォルダで対応することもできる

先程少し触れましたが、メールソフトによっては同じメールアドレスを複数設定できません。その際は1つのメールフォルダで対応することになります。また、サーバ会社によっては、メール移行に関して1つのメールフォルダで行うことを案内しています。

まずは手順を下記に記します。

  1. 新しいサーバにメールアドレスを追加
  2. ドメインのネームサーバ(DNS)の切り替え
  3. メールソフトの受信サーバ、送信サーバ、パスワード等の変更

このやり方でも対応自体は可能ですし、メールの取りこぼしもありません。ただ、抑えておかなければならないことがあります。

3のメールソフトの情報の変更は、フォルダにメールが届かなくなったら行います。フォルダに届かなくなったら、旧サーバから新サーバへ反映されたという判断ができるからです。

しかし、ネームサーバを切り替えても完全に反映するには、最大72時間(3日)かかる可能性があると先にお伝えしました。その間は新サーバへもメールが届いている可能性があります。

メールソフトの情報を変更すれば、この間に新サーバへ届いていたメールも全てフォルダに受信することができますが、実際にメールフォルダで受信するまでメールの存在に気づくことができません。

そのため至急対応のメールがあった場合、対応が遅れてしまう可能性があるのでその点注意が必要です。このようなことから、当社ではフォルダを2つ用意しておくことを推奨しています。

メール移行が完了した後にやること

2つできた同じメールアドレスのフォルダ(アカウント)を1つにまとめる

無事、新しく設置した新フォルダでメールを受信し、今まで使用していた旧フォルダにメールが届かなくなったら、この今まで使用していた旧フォルダのアカウント情報を新しいサーバの情報に書き換えます。

すると、今まで受信した旧サーバ経由のメールはそのままに、新しいサーバに届いていたメールを受信することができます。これで1つのフォルダで今までのメールと新しいサーバ経由のメールを管理することができるようになります。

この作業が完了したら、移行に伴い新しく作成した新フォルダを削除します。

旧サーバの解約手続きを行う

メール移行が全て無事に完了したら、旧サーバを解約します。この解約を行わないと、いつまでも請求が続いてしますので注意が必要です。

まとめ

万が一メールの送受信ができないとなってしまった場合、多くの企業さまでは業務に大きな支障が出てきますので、Web制作会社としては注意を払いながら、そして非常に気を使いながら作業を行っています。

もし、自社で全てを対応する際にも注意を払いながら、大きなトラブルなく進めていただければと思います。そのためにこのブログが少しでもお役に立てるのなら嬉しく思います。

「日々の仕事」ブログでは、ホームページ制作の現場において実際の出来事、思うことなどを中心にホームページのご担当者さまのお役に立つような情報を発信していますので、ぜひ他の「日々の仕事」も合わせてご覧ください。
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