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ホームページを更新する時に気をつけるべき5つのポイント

せっかくCMS(お客さまで更新ができる仕組み)を導入しても自社内に担当者がいないので結果的に制作をお願いしたWeb制作会社へ更新を依頼する、もしくはそもそも更新はWeb制作会社へお願いする前提でCMSを導入していなかったなど、理由は様々ですが、外部パートナーに更新を依頼するお客さまも一定数います。

そんな更新のお手伝いをしている中で感じて来たことを、更新あるあるとして今日は共有できればと思います。

お客さまの更新をお手伝いしていて気付いたことですが、恐らく今日お伝えすることは自社内で更新をしている場合も同じようなことが言えると考えているので、社内か社外かということは関係なく「更新する際に気をつけるべきこと」というテーマで話を進めていきます。

基本的には当社が外部パートナーとして依頼を受けてきた事例を基に話を展開していきます。

更新専用の指示書テンプレートを作る

更新においてあるあるのトップは、社内に統一の指示書がない、もしくは指示書はあるが細かい部分まで詰めきれていないため、更新すればする程ページによってバラつきが出ていまうというケース。

当社が過去に途中からホームページの更新に携わったケースでいうと(クライアントさまに迷惑が掛からないよう多少内容を変更しています)、とある部品メーカーさんのケースです。

指示書はあったのですが細かい部分のルールが曖昧だったために、かなり各ページに内容のばらつきがありました。特に金額や納期、サイズなど決まった項目において各ページで順番にバラつきがありました。

商品詳細ページに記載する項目として、ざっくりと下記のような項目がありました。

  • 商品名
  • 商品の画像
  • 商品説明文章
  • 金額
  • サイズ
  • カラー
  • 素材

商品名と画像の指定以外の部分はフリー項目になっており、商品説明文章・金額・サイズ・カラー・素材の順番が、商品を担当している担当者によって更新を依頼する時の記載にバラつきがありました。

具体的には、最後に金額が掲載されているページがあったり、商品説明文章が金額の下に来てしまったりといった状況でした。

このようにページごと(商品ごと)に項目の順番が違うと、本当に商品を必要としてページを行ったり来たりしているユーザにとっては非常に情報を探しづらく、更新をすればする程、ストレスがかかるページになってしまいます。

上記の企業は当初社内で更新業務を行っておりました。ホームページの更新担当者さんは1人で何人もの商品担当者から更新業務を一気に引き受けるような体制でした。

ホームページの更新担当者さんが項目の順番のルールを決めてしまい、商品担当者ごとに記載の順番が違っていても決めたルールに沿って更新していれば防げたかもしれないですが、更新頻度も高く余裕がなかったようでそこまで細かくフォローが出来ていませんでした。

ホームページ更新を当社がバトンタッチしてから

ホームページの更新担当者さんが退職するのをきっかけに、当社の方で更新業務をお手伝いするようになったのですが、そのタイミングで更新ルールを見直しました。

具体的には指示書について改善を加えました。Wordで作成されていたのですが、商品名と画像は枠に囲われて表のようになっていたのですが、それ以外の部分は大きなフリースペースのようになっていました。

これを商品名と画像と同じように、各項目を枠で囲ってしまい左側の枠に項目を記載し、右側の枠にそれぞれの内容を記載していただくように変更しました。

このようにすることで商品担当者も、金額・サイズ・カラーなどの項目をわざわざ記載することがなくなり楽になったと同時に、順番が商品担当者ごとに異なるということもなくなり商品ページの一貫性も担保できるようになりました。

表記のルールを作る

これは非常に細かいのですが、よく目につくことなのであえて本日のテーマに加えました。説明よりも具体例の方が分かりやすいと思うので、具体例を上げながらお伝えします。

語尾を揃える

  • 「〜です。〜ます。」vs「〜だ。〜である。」
  • 「〜しています。」vs「 〜しております。」

英数字の全角半角の統一

  • 「WEBサイト」 vs 「WEBサイト」
  • 「100」vs「100」

金額表記

  • 「¥10,000」vs「1万円」
  • 「1万円(税抜)」vs「1万1000円(税込)」

時間表記

  • 「12時半」vs「12:30」
  • 「12:30〜15:00」vs「12:30−15:00」

他にもあるとは思いますが、上記は頻繁に見かけるものです。これを統一するだけでもテキストの読みやすさに違いが出てきます。

写真などの素材は縦横比やサイズに注意を払う

横長画像か縦長画像かを確認する

テンプレート化されているようなページでは、写真などのサイズもある程度固定されていると思います。特に横長か縦長の画像かは決まっていることが多いと思います。(もちろん両方入り交じることを想定して両方に対応できる作りになっている場合は除きます)

ホームページの更新をお手伝いしていて実際に何度かあったのが、横長の画像配置なのに縦長の画像を用意していたというケース。この場合は無理くり画像を当てはめなければならず、依頼をしてきた方のイメージしていたような画像の切り出しが出来ず、バランスが非常に悪くなりますので、まずは掲載する場所の画像は横長か縦長かくらいは最低限確認するようにしましょう。

最低限必要なサイズを確認する

例えばA4サイズの紙をA3サイズに引き伸ばすことってできないですよね?紙の場合はA3サイズの大きさの場所にA4サイズの紙しか用意できないので、どこかに余白が空いてしまいます。

一方、画像データの場合は小さい画像でも本来作成したい大きなサイズに引き伸ばして作ることができます。とは言え、小さな画像を引き伸ばすと画像が荒くぼんやりとした画像になるので決して良い方法ではありません。どうしても他に方法がない時の最終手段のような感じです。

そのため、必要なサイズ以上の画像データを用意する必要があります。紙はcmやmmといった単位がありますが、ホームページで使用する画像データにもpx(ピクセル)という単位があります。

このpxを確認して、それ以上の画像データを用意すればユーザにきちんと訴求できる画像をホームページに反映することができます。もちろん機種によりますが、今はスマホで撮影したデータでも数千pxといった大きなサイズになり、ホームページで使用するには十分な大きさなので、撮影した元データであればあまり気にする必要はありません。

気をつける場面としては、Powerpointなどで使っていた画像データを流用するといったケースです。Powerointで使っていた画像がそもそも小さいというケースが起こりえますので、何かの資料で使っていたデータを流用する際には注意が必要です。

イレギュラーに関するルールを整備しておく

先程の部品メーカーさんの例でいうと、ある商品担当者さんが頻繁に指示書の項目にはないものを独自に作り出して依頼してくるというケースがありました。その内容もマチマチだったので、こちらの商品担当者さんの商品ページはさらに煩雑に感じられるページとなっていました。

確かに、場面によってはイレギュラーも発生することもあると思います。かと言って、何でもかんでもOKにしてしまうことは、一貫性がなくなり肝心のユーザにとって見ずらいサイトという印象を与えかねず本末転倒です。

このような場合、完璧を求めるのは難しいですが事前に想定されるイレギュラー事項をピップアップし、それらを精査することでパターンを分類、それに伴い必要なレイアウトを準備するなどが解決策として考えられます。

ただし、パターンが多くなればなるほど労力が増しますし、社外へホームページの更新を依頼しているのではあれば、費用も高くなります。

ということから、どうしても必要なものだけテンプレートを用意しそれ以外は既存の仕組みに合わせるといった、運用面で調整することが良いと思います。

窓口はできれば1本化する

このパートは外部パートナーのWeb制作会社などにホームページの更新を依頼している場合のケースです。

基本的には窓口は1本化している企業が多いとは思うのですが、当社が以前お手伝いしていたとあるクライアントさまでは、それぞれの担当者が自分が担当する業務に関わる修正依頼や、新規ページの作成依頼を直接当社へ連絡してきていました。

ある程度整った指示書のテンプレートはあったのですが、各担当者さんによって指示内容が微妙に変わったり、独自の要望を出されて来たりとこちらとしても正直やりづらいという面がありました。

この場合のメリットとしては、クライアントであるお客さま全体として余計な時間をかけずタイムリーに依頼をかけることができますが、デメリットとしてはやはりルールが乱れやすいということです。

また、指示を受けるWeb制作会社側としても言われることがまちまちなので、コミュニケーションが取りづらく、いちいち確認作業を入れる必要が発生してしまうことが多く、結果的にお互いに作業効率が悪くなるということも経験しました。

このようなことから、出来るだけ発注側としてはWeb制作会社とのやり取りは担当者を決めて対応することが望ましいと言えます。

まとめ

実はちょっとしたことでこのようなホームページの更新に関する課題は解決できると考えています。とは言え、「今までのやり方がそうだから」という思考停止状態で続けている現場も多いのではないかと思っていますので、今日のブログが更新業務を見直すきっかけになれば嬉しいです。

もし外部に更新を依頼する場合、Web制作会社側が今日書いたようなポイントをお伝えしてからスタートするのが理想の形です。仮にあまり整理せずにスタートしても、Web制作会社側から改善提案が来れば良いですが、中には言われたことだけをそのままやるWeb制作会社さんもいます。

そうなると今日書いたように、更新すればする程ユーザにとって使いづらい、読みづらいホームページへと近づいてしまいます。もしお客さまご自身で気付いた場合は、ぜひ今日書いたポイントを頭に入れて改善していくことで、社内・社外を問わずホームページを更新し続けてもユーザにとって快適で役に立つホームページづくりを進めてもらえると嬉しいです。

もし、ホームページの更新を外部のWeb制作会社に依頼しているお客さまで、どうもお願いしているWeb制作会社と相性が悪いなど不満を持っていて、Web制作会社を変更したいなという考えをお持ちの場合は、変更する際に気をつけた方が良いことを「他社で制作したホームページの更新を新しいWeb制作会社へ依頼する時に気をつける4つのこと」にまとめていますので、そちらもご覧いただければと思います。

全ては「訪問してくれるユーザのため」にあるべきだと考えています。更新一つとっても常にユーザのことにベクトルを向けて取り組むと良いですね。

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