ホームページ更新の前に準備すべきこと | 現場で見た失敗事例をもとに事前準備の重要性を解説

専門知識がない方でも更新ができる仕組みであるCMSを導入しても、人手不足で結果的に外部のWeb制作会社へ更新を依頼する、もしくはそもそも更新はWeb制作会社へお願いする前提でCMSを導入していないなど、理由は様々ですが、外部のWeb制作会社へ更新を依頼することは一つの選択肢ですし、実際に更新を外注するお客さまも一定数います。

この記事はクライアントの更新業務をお手伝いするなかで、当社が気付いたことを元に解説していきます。つまり更新業務を外注している企業向けの内容です。しかし、この記事の内容は自社内で更新をする場合でも抑えるべきポイントです。

そのため、Web制作会社へ外注している発注担当者の方だけでなく、ホームページの更新業務を社内でやっている更新担当の方にも読んでいただけたらと思います。

ホームページ更新用の指示書を準備し、運用ルールを決める

当社が携わってきたケースでは、ごく一部のお客さまを除き、更新に関する指示書は用意されていませんでした。

もちろん指示書はなくても、メール等で指示を出せば更新自体はできます。そもそも更新が年に数回あるかないかであれば、指示書のテンプレートを作ること自体が不要な時間になるかもしれません。

しかし、ホームページの更新を定期的に行なっていく予定がある、もしくは既に行なっているのであれば、指示書は準備しておくべきでしょう。なぜならば指示書がなければ更新ごとに内容にバラつきがでて、ユーザーからすると内容を理解しづらい、見づらいといったことが発生する可能性が高まるからです。

具体例を出しながら、もう少し詳しく説明していきましょう。

当社にホームページ更新をご依頼いただくまえの状況

今からお伝えする内容は、実際に当社が過去にホームページの更新業務に携わったケースです。クライアントさまに迷惑が掛からないよう、業種など多少内容を変更していますが、お伝えしたい内容は事実に沿ったものです。

今回お伝えするのは、人事部向けに様々なセミナーを開催する会社のケースです。

こちらのクライアントは、従業員10名以下の企業さんで、担当者さんごとに複数のセミナーを抱えていました。

新しいセミナーを開催し、セミナーが終了したら受付を停止したり、場合によってはイベントの詳細ページを削除します。それ以外にも、料金に関しては早割があったり、早割期間が終了すれば、通常価格に戻したり、それ以外にもそれなりに更新頻度が高いホームページでした。

このクライアントでは指示書はあったのですが、細かい部分のルールが曖昧で、担当者さんごとに記載がバラバラという状態でした。特に価格や開催日時、開催場所など、どの詳細ページにも必ずあるような項目に関しても、各ページごとで記載順にバラつきがありました。

具体的にセミナー詳細ページには、以下のような項目が掲載されていました。

• セミナー名
• イメージ画像
• 開催日時
• 受講料
• 担当講師
• セミナー詳細内容
• こんな方におすすめ

セミナーごとに多少項目が異なる場合もありますが、通常はこのようなセミナー詳細ページは同じレイアウトで項目もほぼ同じになり、内容がことなるというのが一般的です。

先ほどの触れたようにルールが仕様書はあり、必要項目自体は記載されていましたが、運用ルールが曖昧だったため、その項目の順番を担当者さんごとに変えてしまっていたことが、ページごとに記載順がことなっていた原因でした。

このようにページごと（セミナーごと）に項目の順番が違うと、各ページを行ったり来たりしている検討ユーザーにとっては情報を把握しづらく、ストレスを感じていたと思われます。

せっかく最新の情報へとページを更新していたのですが、更新をすればする程、ページの統一性が崩れストレスがかかるホームページになってしまっては本末転倒ですよね。

こちらのクライアントは、当初社内で更新業務を行っていました。ホームページの更新担当者の方（本業と兼務）は1人でそれぞれのセミナー担当者から更新業務を一気に引き受けるような体制でした。

更新担当者の方が項目の順番など運用ルールを決めてしまい、セミナー担当者ごとに記載の順番が違っていても決めたルールに沿って更新していれば防げたかもしれません。

しかし、本業を抱えながらの好業務だった上、更新頻度も高く余裕がなかったようで、運用ルールまでは手が回らなかったようでした。

ホームページの更新業務を当社へ依頼いただいてから準備したこと

ホームページの更新担当者の方が退職されるのをきっかけに、当社の方で更新業務をお手伝いするようになったのですが、そのタイミングでまずは指示書自体を見直しました。

具体的には指示書の項目について過不足はないかをまず確認しました。項目が確定した時点で、ページ内における各項目の優先順位を決め、ユーザーが欲する情報の順番に項目を並べ替えました。

その後、運用ルールも見直し、項目自体を変えることはもちろん、その項目の並び順も変更することは基本的にNGとしました。

このようにすることで担当者の方もページ構成の順番を都度考える必要がなくなりました。また当社側でも無駄な確認事項が減り、全体的に効率化につながりました。なによりセミナーページの一貫性が担保できるようになり、ユーザーにとって情報を把握しやすいページになったのが1番の収穫でした。

表記統一のルールを作る

表記統一のルールを作ることで読みやすく、また文章が丁寧に書かれている印象を与えることができます。

完全に統一することは非常に難しいですし細かい部分ですが、表記に関してルールがある・ないでは、大きな差となるので必ず作りましょう。

語尾の統一

• 「〜です。〜ます。」 or 「〜だ。〜である。」
• 「〜しています。」 or 「 〜しております。」

英数字の全角半角の統一

• 「WEBサイト」 or  「ＷＥＢサイト」
• 「100」 or 「１００」

金額表記の統一

• 「¥10,000」 or 「1万円」
• 「1万円（税抜）」 or 「1万1000円（税込）」

時間表記の統一

• 「12時半」 or 「12:30」
• 「12:30〜15:00」 or 「12:30−15:00」

言語の統一

• 「ホームページ」 or 「WEBサイト」 or 「Webサイト」
• 「当社」 or 「弊社」 
• 「お客さま」 or 「クライアント」 or 「顧客」 
• 「申し込み」 or 「申込み」 or 「申込」

他にもありますが、上記は頻繁に見かけるものです。このようにホームページ上での表記を統一するだけでも読みやすさに違いが出てきます。

写真などの素材は横長か縦長か、またサイズに注意を払う

横長画像か縦長画像かを確認する

ほぼテンプレート化されているようなページでは、写真などのサイズもある程度固定されていると思います。最低でも画像が横長か縦長かについては、決まっていることと思います。（もちろん両方入り交じることを想定して両方に対応できる作りになっている場合は除きます）

ホームページの更新をお手伝いしていて実際に何度かあったのが、横長の画像を配置する場所にもかかわらず、用意されていた画像が縦長の画像だったというケースです。この場合は担当者の方がイメージしていたような画像の切り出しが出来ず、バランスが非常に悪くなります。そのため、まずは掲載する場所の画像は横長か縦長かくらいは最低限確認するようにしましょう。

最低限必要な画像サイズを確認する

画像データは小さい画像でも、引き伸ばすこと自体は可能です。とはいえ、小さな画像を引き伸ばして拡大して使用すると、画像が荒くぼんやりとした画像になるため、この状況は極力避けなければなりません。この方法は、どうしても他に方法がない時の最終手段です。

具体的には既存サイトに掲載されている画像の元データがなく、掲載されている小さな画像を使って、少し大きめの画像を作成しなければならないといったケースです。

このようなことを防ぐためにも、実際に加工して使用するサイズ以上の画像の元データを用意する必要があります。紙はcmやmmといった単位がありますが、ホームページで使用する画像データにはpx（ピクセル）という単位があります。

このpxを確認し、どの程度のサイズの画像データを準備しておけば、きれいな画像を作成できるのか、確認しておくことが重要です。

機種によりますが、今はスマホで撮影した画像データでも数千pxといった大きなサイズで、ホームページで使用するには十分なサイズです。スマホで撮影した元データであればあまり気にする必要はありません。

例外に関するルールも準備しておく

先程のセミナー企業の例でいうと、あるセミナー担当者の方は頻繁に指示書の項目にはないものを独自に作り出して依頼してくるというケースがありました。また、その項目もセミナーによってバラバラだったため、この担当者の方のセミナー詳細ページはさらに煩雑に感じられるページでした。

確かに、セミナーによっては追加で説明を必要とする項目がでてくるなど、例外も発生することがあるでしょう。かといって、何でもかんでもOKにしてしまうと、一貫性がなくなり肝心のユーザーにとって、非常に情報を把握しづらくストレスフルなサイトの印象を与えかねません。

このような場合、運用前から完璧を求めるのは難しいですが事前に想定される例外の項目や内容をピップアップし、それらを精査することでパターンを分類し必要なレイアウトを準備するなどが解決策として考えられます。

ただし、パターンが多くなればなるほど労力が増しますし、外部へ更新業務を依頼しているのではあれば、その分費用も高くなります。

そのようなことから、どうしても必要なものだけ別テンプレートを用意し、それ以外のもは既存の仕組みに合わせるといった、運用面で調整すると良いでしょう。

窓口は1本化する

この章では外部のWeb制作会社にホームページの更新を依頼しているケースの話になります。

基本的に発注企業側の窓口は1本化していることが多いですが、先に触れたセミナーを開催する企業では、当初それぞれの担当者から直接新規ページの作成や更新依頼の連絡が当社へきていました。

この場合の発注側のメリットとしては、余計な時間をかけずタイムリーに依頼をかけることができることですが、デメリットとしてはやはりルールが乱れやすい一面があります。

また、依頼を受けるWeb制作会社側としては、言われることがまちまちで、いちいち確認を行う必要がありました。その結果、お互いに作業効率が悪くなることも経験しました。

このようなことから、出来るだけ発注側としてWeb制作会社とのやり取りは窓口となる担当者を決めて対応すると良いでしょう。

まとめ

正しい準備をすることで、この記事でお伝えしてきたようなホームページの更新に関する課題は解決できると考えています。一方で「今までのやり方がそうだから」という思考停止状態で続けている現場も多いのではないかと思っています。だからこそ、この記事が更新業務を見直すきっかけになれば嬉しい限りです。

もし、これから外部に更新業務を依頼する場合、この記事で紹介した内容を押さえてから依頼することをおすすめします。準備が不十分なままスタートしても、Web制作会社側から改善提案が来れば良いですが、中には言われたことだけしかやらないWeb制作会社もあります。

そうなると、更新すればする程ユーザーにとって使いづらい、読みづらいホームページになってしまうこともあり得ますので、その点十分注意していただければと思います。

全ては「訪問してくれるユーザーのため」にあるべきだと考えています。更新業務一つとっても常にユーザーにベクトルを向けて取り組めると良いですね。

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